Должностная инструкция является внутренним правовым актом организации, главной задачей которого является контроль и оптимизация трудовой деятельности сотрудников.
Представленный документ призван регулировать трудовые отношения между руководством и сотрудниками, исключать потенциальные конфликтные ситуации, путем содержания прав и трудовых обязательств, предъявляемых к работнику.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Каковы особенности должностной инструкции и как грамотно составить внутренний правовой документ предприятия?
Что это за документ
Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу, в котором обозначены требования и обязанности, возложенные на сотрудника организации. В соответствии с документом, за каждым сотрудником закреплен набор задач, которые ему необходимо выполнять.
Главным отличием должностной инструкции от трудового договора выступает то, что она не составляется для каждого работника в индивидуальном порядке с указанием его личной информации, а формируется в установленном порядке для тех или иных специалистов.
Таким образом, должностная инструкция является документом, созданным для исключения конфликтных ситуаций, разногласий между начальством и работниками. В ней максимально подробно обозначены особенности сотрудничества, которым должны следовать стороны трудовых отношений.
Трудовой Кодекс не содержит строгих правил оформления должностной инструкции с новым работником. Однако, большинство руководителей требует составления документа. Для служащих государственных предприятий инструкция является главным правовым постановлением, регулирующим их трудовую деятельность.
Назначение
Должностная инструкция представляет собой правовой акт, который создается с целью регламентации организационно-правового положения сотрудника, его обязательств, прав и ответственности. Документ призван создать необходимые условия для эффективного ведения трудовой деятельности.
Документ регламентирует квалифицированные требования к потенциальным претендентам на конкретную должность, функции, выполняемые сотрудником, а также возложенную на него ответственность.
Должностная инструкция позволяет руководители оптимизировать процесс взыскания и премирования работников, разрешения споров и квалификацию персонала.
Классификация
Должностные инструкции, в соответствии с общепринятыми нормами принято разделять на два основных типа: типовые и индивидуальные.
Типовой вид документа формируется предприятиями отдельных сфер и подразделений. Он является исходным примером для создания индивидуальных должностных инструкций отдельных работников.
По той причине, что образец оформления должностной инструкции не предусмотрен действующими законодательными нормами, ответственное лицо формирует документ на свое усмотрение.
Должностная инструкция может быть представлена в виде одиночного положения, а может выступать в качестве приложения к .
Кто разрабатывает
Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу. Она должна быть составлена уполномоченным лицом, в качестве которого выступает руководитель предприятия или начальник отдела кадров.
Нередко к процедуре разработки документа привлекаются специалисты в области юриспруденции или представители узкопрофильного подразделения организации для внесения всевозможных коррективов.
Требования к оформлению должностной инструкции согласно ГОСТу в 2019 году
Должностная инструкция представляет собой нормативно-правой акт, характеризующийся специфическими моментами.
Документ необходимо оформлять в трех экземплярах:
- первый нужно передать работнику отдела кадров, прикрепив к штатному расписанию;
- второй экземпляр должен оставаться у руководителя подразделения, так как он обязан проводить контроль качестве выполняемой сотрудниками работы;
- третий экземпляр необходимо передать сотруднику, для которого был предназначен документ.
Должностная инструкция может выступать в качестве дополнения к трудовому договору или издаваться отдельно. В случае необходимости, ее содержание нужно обсуждать с профсоюзом.
Существуют универсальные требования. которые необходимо брать в учет при составлении документа.
Среди них следующее:
Разделы
В соответствии с общепринятым форматом, должностная инструкция должна полноценно раскрывать все вопросы, затрагивающую трудовую деятельность работников.
Документ должен содержать следующие принципиально важные разделы:
- обобщенные положения;
- должностные обязательства;
- права сотрудника;
- документация для руководства при выполнении трудовых обязательств;
- порядок взаимоотношений с работниками;
- ответственность сотрудника;
- критерии, позволяющие дать оценку качеству проделанной работы.
Документ также содержит заключительную часть, которая должна содержать подпись руководителя и дату вступления в силу прописанных положений.
Этапы оформления
При составлении должностной инструкции необходимо придерживаться точной последовательности.
Процесс оформления документа включает в себя следующие этапы:
- предварительная подготовка документа (проверка на наличие требований руководства и нормы профессиональных стандартов);
- согласование инструкции с руководителями ответственных отделов;
- утверждение документа руководителем организации, заверенное его подписью.
Порядок внесения изменений
В рабочем процессе обязательства сотрудника могут видоизменятся. Такая ситуация может возникнуть, например, при изменении целей организации или расширении ее услуг.
Во время корректировки сотрудников возникает необходимость внесения исправлений в должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем исключить возникновение конфликтной ситуации.
Общая характеристика процедуры внесения изменений соответствует следующим пунктам:
- Процесс подготовки нового документа, который будет соответствовать нюансам трудовой деятельности. Коррективы должны соответствовать Законодательным нормам.
- Издание соответствующего приказа, который является основанием для утверждения новой трудовой инструкции.
- Процедура ознакомления сотрудников с внесенными изменениями и получение их согласие на выполнение новых трудовых обязательств (подпись и согласие в письменном виде).
- Разработка и подписание дополнения к трудовому договору, гласящего об изменениях. Один экземпляр должен хранится у руководителя, а второй необходимо передать работникам.
По завершении формальных процедур, сотрудник должен приступить к выполнению работы в соответствии с новыми условиями.
Должностная инструкция не выступает в качестве личного документа для отдельного работника. Она составляется для конкретной должности, будь то кассир или библиотекарь, документ не содержит имен. При нарушении общепринятого стандарта, при увольнении сотрудника руководителю придется переделать инструкцию.
Хранение
Должностная инструкция должна быть закреплена печатью компании, зашнурована и отдана на хранение в отдел кадров. Сотруднику, а также его начальнику должна быть выдана копия документа, с которой они смогут повторно ознакомится при необходимости.
Образец для менеджера по таможенному оформлению
Должностная инструкция менеджеру по таможенному оформлению прежде всего, должна состоять из «шапки», включающей в себя следующую информацию:
- название документа;
- номер должностной инструкции;
- место составления документа;
- название должности руководителя компании;
- подпись руководителя и дата.
Образец обобщенных положений документа выглядит следующим образом:
- Специалист по таможенному оформлению может быть принят на работу или уволен по приказу руководителя компании _______________________.
- На должность может быть назначено лицо с высшим образованием без требования наличия стажа или лицо со средним специальным образованием и стажем работы не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.
На должность специалиста второй категории может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.
На должность специалиста первой может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет по второй квалификационной категории; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.
- Выполняя свои трудовые обязательства, специалист должен руководствоваться:
- нормативными актами, касающимися трудовых обязательств;
- методическими материалами;
- уставом компании;
- нормами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя компании;
- должностной инструкцией.
- Специалист по таможенному оформлению обязан знать:
- законодательные акты и прочие документы, регламентирующие особенности таможенного оформления и перемещения товаров через границу;
- законодательные нормы, касающиеся внешнеэкономических видов деятельности;
- права и обязательства таможенных агентов и декларантов;
- нормы валютного контроля;
- меры ответственности за нарушение установленных норм в таможенной отрасли;
- таможенные режимы;
- особенности декларирования и разновидности таможенных деклараций;
- особенности заполнения таможенной документации;
- виды и порядок уплаты таможенных платежей;
- основополагающие принципы законодательной базы;
- правила охраны труда.
- В момент отсутствия специалиста по таможенные оформления его обязательства возлагаются на назначенного заместителя, который, в свою очередь, ответственен за исполнение переданных ему трудовых обязательств.
Образец раздела о рабочих обязательствах сотрудников выглядит следующим образом:
- Для надлежащего выполнения трудовых обязательств сотрудник должен:
- оформлять документы на продукцию, перемещаемую через границу и прочие действия, необходимые для таможенного оформления;
- контролировать достоверность данных о перемещаемой продукции согласно документации;
- обозначать код товара на основе установленной номенклатуры;
- определять разновидности налогов, которыми облагается продукция;
- использовать налоговые льготы;
- вести отчетность;
- проводить контроль выполнения правил охраны труда.
Образец раздела о правах сотрудника должен быть составлен следующим образом:
- Сотрудник вправе:
- ознакомиться с проектами руководства, касающимися его трудовой деятельности;
- предлагать руководству меры по усовершенствованию рабочего процесса;
- получать от руководства данные, документы и выписки, касающиеся выполняемой работы;
- участвовать в вопросах охраны трудовой деятельности.
Образец положений об оценке работы сотрудника выглядит следующим образом:
- работа сотрудника может быть оценена только руководителем;
- Сотрудник ответственен:
- неисполнение рабочих обязательств;
- правонарушения в процессе трудовой деятельности;
- причинение материального ущерба;
- игнорирование правил охраны труда.
В заключении документа, руководитель отдела и сотрудники должны оставить подписи, подтверждающие ознакомление с инструкцией.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Что такое выписка из правил внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка — основной нормативный документ на предприятии, которым регламентируется трудовой распорядок у конкретного работодателя.
Этот локальный документ должны разработать все работодатели, независимо от формы организации бизнеса и направлений деятельности предприятия. Он подлежит согласованию с профсоюзным органом, если он есть на предприятии, и составляется с учетом требований трудового законодательства.
Действие правил распространяется на всех сотрудников, которые работают в компании, независимо:
Учитывая, что данный документ затрагивает работников всех сфер деятельности предприятия, он достаточно объемен. Как правило, в него включаются следующие положения:
- трудовой распорядок каждого отдела;
- порядок, в котором сотрудники принимаются и увольняются, и перечень документации, предъявляемой при приеме;
- права работников и работодателя;
- режим труда и время отдыха;
- система поощрений за успехи в труде и взысканий за нарушение дисциплины.
Специфика хозяйственной деятельности каждой компании может потребовать внесения в правила ВТР и других положений, таких как:
- определение порядка, согласно которому учитывается рабочее время;
- перечень должностей, для которых устанавливается ненормированный рабочий день;
- регламентация дополнительных перерывов;
- порядок, в котором оформляются и оплачиваются командировки;
- порядок использования служебного транспорта.
Положения ст. 68 ТК РФ обязывают работодателя при приеме сотрудников на работу знакомить их с утвержденными правилами ВТР, действующими на предприятии, до того, как они подпишут трудовой договор.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Положения ст. 62 ТК РФ предполагают обязанность работодателя выдать копию локального документа компании работнику, если он настаивает на ее получении.
Таким образом, выписка из правил ВТР может составляться по запросу работника.
Алгоритм оформления выписки из правил ВТР
Единственный документ, в котором дается официальное определение выписки из служебного документа, — это ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Поскольку других документов не существует, ориентироваться можно на него.
Согласно п. 26 данного стандарта выписка из документа представляет собой копию определенной части документа, которая заверяется в установленном порядке.
Оформление выписки производится на основании оригинального варианта правил ВТР следующим образом:
- Шапка и преамбула нормативного документа оставляются без изменений. При этом его название «Правила внутреннего трудового распорядка» заменяется на «Выписка из правил внутреннего трудового распорядка».
- Основной текст документа содержит необходимый фрагмент правил ВТР.
- Под текстом выписки указывается лицо, которое утвердило правила ВТР, и занимаемая им должность. Его личная подпись не ставится.
- Заверяет выписку работник кадровой службы по доверенности или руководитель компании. Возле его подписи делается надпись: «Верно».
В делопроизводстве выписки из служебных документов признаются разновидностью копий. Для обретения юридической силы выписку необходимо заверить подписью руководителя или другого уполномоченного сотрудника и печатью компании (при ее наличии).
Образец составления выписки из правил ВТР
Типового образца данного документа не существует. Так же как и сами правила ВТР, выписка из них составляется по образцу, разработанному предприятием самостоятельно.
Однако существует указ президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x, содержащий общие требования к составлению копий документов, затрагивающих права граждан. На основании его положений выписка оформляется на бланке компании, содержащем наименование компании и место составления.
Образец выписки может выглядеть следующим образом:
_____________________________________________________________________________
Название предприятия
Не знаете свои права?
главного инженера проекта ,
II. Должностные обязанности
1) организация входного контроля проектной документации объектов капитального строительства ;
2) оперативное планирование, координация, организация и проведение строительного контроля в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства;
3) приемка законченных видов и отдельных этапов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства, элементов, конструкций и частей объектов капитального строительства, сетей инженерно-технического обеспечения, их участков с правом подписи соответствующих документов;
4) подписание следующих документов:
а) акта приемки объекта капитального строительства;
б) документа, подтверждающего соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов;
в) документа, подтверждающего соответствие параметров построенного, реконструированного объекта капитального строительства проектной документации, в том числе требованиям энергетической эффективности и требованиям оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов;
г) документа, подтверждающего соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства техническим условиям подключения (технологического присоединения) к сетям инженерно-технического обеспечения (при их наличии).
подпись расшифровка (ФИО)
«___» __________ 201_г. М. П.
Пример выписки из должностной инструкции №1
главного инженера,
17. организация входного контроля проектной документации объектов капитального строительства;
18. оперативное планирование, координация, организация и проведение строительного контроля в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства;
19. приемка законченных видов и отдельных этапов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства, элементов, конструкций и частей объектов капитального строительства, сетей инженерно-технического обеспечения, их участков с правом подписи соответствующих документов;
20. подписание следующих документов:
20.1. акт приемки объекта капитального строительства;
20.2. документ, подтверждающий соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов;
20.3. документ, подтверждающего соответствие параметров построенного, реконструированного объекта капитального строительства проектной документации, в том числе требованиям энергетической эффективности и требованиям оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов;
20.4. документ, подтверждающего соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства техническим условиям подключения (технологического присоединения) к сетям инженерно-технического обеспечения (при их наличии).
Директор __________ __________________
подпись расшифровка (ФИО)
Пример выписки из должностной инструкции №2
Заполняется на бланке организации
Выписка из должностной инструкции
начальника строительства,
II. Должностные обязанности
6. организация входного контроля проектной документации объектов капитального строительства;
7. оперативное планирование, координация, организация и проведение строительного контроля в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства;
8. приемка законченных видов и отдельных этапов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства, элементов, конструкций и частей объектов капитального строительства, сетей инженерно-технического обеспечения, их участков с правом подписи соответствующих документов;
9. подписание следующих документов:
а. акта приемки объекта капитального строительства;
б. документа, подтверждающего соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов;
в. документа, подтверждающего соответствие параметров построенного, реконструированного объекта капитального строительства проектной документации, в том числе требованиям энергетической эффективности и требованиям оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов;
г. документа, подтверждающего соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства техническим условиям подключения (технологического присоединения) к сетям инженерно-технического обеспечения (при их наличии).
Генеральный директор __________ __________________
подпись расшифровка (ФИО)
«___» __________ 201_ г. М. П.
Вставить должность специалиста (соответствующую должности, указанной в трудовой книжке).
Вставить название организации.
Т. к. выписка должна отражать часть информации должностной инструкции - нумерацию пунктов следует считать не с начала (1,2,3…), а в продолжении того, что отражено в самой должностной инструкции.
Вставить действующего руководителя организации.
По 62 статье Трудового кодекса сотрудник имеет право требовать выдачи на руки копий документов или выписок из приказов, относящихся к его работе . И максимум через 3 дня требуемые документы ему нужно выдать . Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно оформить выписку из приказа или заверить копию персонального документа. Ничего сложного в оформлении выписок и заверении копий нет, однако правила, установленные ТК нужно соблюдать . Да и ни к чему выказывать свой непрофессионализм в случае неправильного оформления.
Виды документов
В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах :- подлинник (оригинал);
- копия;
- выписка.
Подлинник документа – это первоисточник , главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.
Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью .
Выписка из документа – это повтор какой-то части документа , которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.
Внимание!
Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи . Обычно это директор фирмы.
Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика . При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.
Как оформить выписку из документа
Иногда инспекторы ГИТ, прокуроры или судьи требуют предоставления какого-то
документа, например, приказа о премировании
. Но в подобных приказах зачастую указывается не один конкретный работник, а несколько. По запросу предоставляются сведения именно в отношении конкретного работника
. Для этого и делается выписка.
Оформляется этот документ на основании оригинала по следующему алгоритму :
- полностью нужно скопировать шапку и преамбулу приказа, его номер и дату (при этом слово «Приказ» заменяется на «Выписка из приказа»);
- в распорядительную часть переносится нужный фрагмент приказа;
- указывается должность, инициалы и фамилия подписанта приказа (без личной подписи);
- заверяется выписка словом «Верно», датируется, закрепляется печатью и визируется либо кадровиком по доверенности, либо директором.
Заверение копий документов
В копии воспроизводится весь документ целиком . Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.
Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.
Заверяется копия так:
- непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
- рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
- завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
- поставьте печать.
Внимание!
Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью.
Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий . Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.
Особняком стоит копия трудовой, так как заверяется с некоторыми нюансами.
Как заверить трудовую книжку
Для оформления пенсии работнику выдаётся на руки сама трудовая, но через три
дня она должна быть возвращена в отдел кадров (статья 62 ТК).
Но и копия трудовой может потребоваться, например, в таких случаях:
- при оформлении загранпаспорта сотрудником;
- по требованию пристава при возбуждении производства об алиментах;
- при оформлении кредита.
При этом может потребоваться как копия трудовой, так и выписка из неё . Копия трудовой делается так:
- на ксероксе распечатываете все заполненные страницы книжки, включая и титульную (можно печатать на обеих сторонах листа);
- под последней строчкой записи делается отметка «Работает по настоящее время»;
- каждая страница копии заверяется (печатью, автографом с указанием расшифровки и должности, пишется слово «Верно»).
Выписку нужно оформлять почти аналогично тому, как правильно оформить выписку из приказа:
- копируется титульная и запрашиваемая страницы;
- наверху пропишите «Выписка из трудовой книжки»;
- каждая страница заверяется.
Внимание!
Нюанс: если страниц в трудовой много, при изготовлении копии можно страницы пронумеровать, а документ прошить. На наклейке проставить число листов, расписаться и поставить печать. А заверить нужно только последнюю страницу.
Оформление должностной инструкции – процедура необязательная, в ТК нет четких указаний на этот счет. Тем не менее, этот документ может понадобиться в случае возникновения трудовых споров, для четкой регламентации функционала сотрудников и при подборе кандидатов на свободную вакансию. Подробнее о том, для чего нужна должностная инструкция, и как ее составить, читайте в этом материале.
Предназначение должностной инструкции:- Определять задачи, квалификационный минимум, права и обязанности сотрудника.
- Разрабатывается для всех должностей штатного расписания, в том числе вакантных. При подборе персонала является отправной точкой для составления описания вакансии.
- Служит для оценки соответствия сотрудника занимаемой должности.
- Для нового сотрудника – источник информации об ожиданиях руководства и критериях оценки результатов труда.
- Для руководителя – инструмент управления и проверки качества выполняемой работы.
- При проведении ежегодной аттестации помогает провести общую оценку деятельности работника.
- Может быть доказательной базой в суде или контролирующих органах.
- Пригодится, если два сотрудника занимают одинаковую должность и имеют разные оклады.
- Документ оформляется в трех экземплярах. Один остается у сотрудника отдела кадров (прикладывается к штатному расписанию), второй – передается руководителю структурного подразделения, третий – непосредственно сотруднику.
- Зачастую обязанность по составлению должностной инструкции возлагается не на сотрудника отдела кадров, а на руководителя структурного подразделения, поскольку ему лучше известна специфика работы.
- Оформляется как приложение к трудовому договору или отдельным документом.
- Если в компании есть профсоюз, необходимо согласовать с ним проект должностной инструкции.
- Документ утверждается руководителем предприятия, подписывается начальником отдела кадров и руководителем соответствующего подразделения.
- Общие положения: назначение документа, категория должности, порядок приема на работу, кому подчинятся сотрудник, требования к образованию и профессиональным навыкам.
- Описание должностных обязанностей: ежедневных, еженедельных, ежемесячных.
- Права сотрудника. В отличие от трудового договора, тут указываются права, вытекающие из функций структурного подразделения и организации. Например, участие в проектах и разработках, принятие решений в соответствии с полномочиями, обучение и повышение квалификации.
- Список документов, которыми должен руководствоваться сотрудник: приказы, инструкции, нормативные акты.
- Порядок взаимодействия с другими сотрудниками. Указывается основной круг лиц, порядок подчиненности или руководства, сроки и регламент предоставления информации и ответов на запросы.
- Ответственность сотрудника. При указании мер ответственности обязательна ссылка на соответствующий нормативный акт (ГК, ТК или УК).
- Порядок оценки работы. Указываются критерии оценки качеств сотрудника (компетентность, инициативность, профессиональная грамотность) и работы (результаты, качество и своевременность выполнения). Также прописывается мотивационная составляющая (подарки, премии, поощрения) и наказание за невыполнение (штрафы, выговоры).
- Заключительная часть: дата вступления в силу, подписи.
